Procedura postępowania w razie podejrzanej przesyłki – wzór do samodzielnej edycji + załączniki

Opis

Procedura postępowania w przypadku otrzymania podejrzanej przesyłki to gotowy wzór dokumentu dla firm, urzędów i placówek, do których codziennie wpływa korespondencja. Porządkuje przyjmowanie przesyłek i działania w chwili, gdy koperta lub paczka budzi podejrzenia.

Podejrzana przesyłka to zdarzenie, które w ostatnich latach wielokrotnie zatrzymywało pracę urzędów i firm – list z proszkiem, paczka bez nadawcy, koperta z wyczuwalnymi przewodami. Pracownik sekretariatu lub kancelarii ma wtedy kilka sekund na decyzję, a błędem jest zarówno otwarcie przesyłki „żeby sprawdzić”, jak i wyniesienie jej z budynku. Dokument daje jasne reguły: co wolno zweryfikować bez otwierania, kiedy pomieszczenie trzeba zamknąć i wyłączyć wentylację, kto dzwoni na numer 112, gdzie czekają osoby, które miały kontakt z przesyłką, i kiedy sprawa przechodzi w tryb podejrzanego ładunku wybuchowego. Obowiązek ochrony zdrowia i życia pracowników spoczywa na pracodawcy. Pracodawca musi też informować pracowników o zasadach postępowania w sytuacjach zagrożenia i przekazać im instrukcje przerwania pracy i oddalenia się w miejsce bezpieczne (art. 207, art. 207¹ i art. 209² Kodeksu pracy). Procedura opiera się na aktualnych zaleceniach MSWiA dotyczących niebezpiecznych przesyłek oraz na poradniku dla administratorów obiektów dotyczącym zagrożeń terrorystycznych.

Dokument zawiera opis i uwarunkowania dotyczące:

• celu, zakresu i podstaw prawnych procedury (Kodeks pracy, ustawa o działaniach antyterrorystycznych, poradniki MSWiA i ABW),
• organizacji i odpowiedzialności: koordynator i zastępcy, pracownicy punktu przyjmowania korespondencji, kierownicy, recepcja i ochrona, osoby wyznaczone do pierwszej pomocy, osoba techniczna odpowiedzialna za wentylację, firmy zewnętrzne,
• działań przygotowawczych: jednej drogi wpływu przesyłek, stanowiska otwierania korespondencji, zestawu na wypadek podejrzanej przesyłki, sposobu wyłączania wentylacji i klimatyzacji, miejsca oczekiwania osób mających kontakt z przesyłką, współpracy ze służbami i zarządcą budynku,
• własnego sygnału wewnętrznego „IZOLACJA”, odmiennego od sygnału ewakuacji pożarowej,
• czterech poziomów reagowania: weryfikacja bez otwierania, izolacja przesyłki nieotwartej, izolacja po otwarciu przesyłki z nieznaną substancją, przesyłka z cechami ładunku wybuchowego,
• postępowania krok po kroku na każdym poziomie – w tym zasady „nie otwieraj, nie przenoś, nie wąchaj”, zamknięcia okien i wyłączenia wentylacji, przykrycia zawartości, mycia rąk i twarzy, zgłoszenia na numer 112 i listy osób mających kontakt z przesyłką,
• przypadków szczególnych: przesyłka u kuriera, przyniesiona osobiście przez interesanta, odebrana z automatu paczkowego, pozostawiona przy wejściu, otwarta poza punktem korespondencji, list z pogróżką,
• czynności zabronionych,
• postępowania w razie objawów u osób, wybuchu i pożaru,
• zakończenia działań, zwolnienia pomieszczenia, zaleceń dla osób mających kontakt z przesyłką i wznowienia pracy,
• komunikacji, kontaktu z mediami, zapoznania pracowników, ćwiczeń i przeglądu procedury.

Dokumentacja zawiera również 9 załączników, które ułatwiają wdrożenie procedury i potwierdzenie podjętych działań:

• Karta działań pracownika „PODEJRZANA PRZESYŁKA” – jedna strona do wywieszenia w punkcie przyjmowania korespondencji,
• Plakat „Cechy podejrzanej przesyłki” – do oceny przesyłki przed otwarciem,
• Karty zadań osób funkcyjnych (koordynator, pracownik punktu korespondencji, kierownik, recepcja i ochrona, osoba udzielająca pierwszej pomocy, osoba techniczna),
• Schemat alarmowania, gotowe wzory komunikatów i karta zgłoszenia na numer alarmowy 112 – do umieszczenia przy telefonie,
• Lista osób mających kontakt z przesyłką – do przekazania służbom,
• Wykaz obiektów, lista kontrolna organizacji punktu przyjmowania korespondencji i skład zestawu na wypadek podejrzanej przesyłki,
• Notatka ze zdarzenia / protokół z ćwiczenia,
• Wzór zarządzenia wprowadzającego procedurę,
• Potwierdzenie zapoznania się z procedurą.

Procedura ma charakter uniwersalny. Może być stosowana w firmach prywatnych, urzędach, instytucjach i jednostkach publicznych, szkołach i placówkach, przychodniach, biurach, kancelariach, obiektach handlowych i usługowych, zakładach produkcyjnych i magazynach. Mały podmiot z jednoosobowym sekretariatem oraz placówki, w których przebywają dzieci, pacjenci lub podopieczni, znajdą w dokumencie wskazówki, jak dostosować role i komunikaty.

Oferowany dokument ma format edytowalnego pliku Word (DOCX) i jest dokumentem do samodzielnego uzupełnienia. Wymaga wpisania:

• nazwy podmiotu i danych obiektu,
• osób funkcyjnych,
• punktu przyjmowania korespondencji i miejsca oczekiwania,
• sposobu wyłączania wentylacji i klimatyzacji,
• sygnału wewnętrznego i danych kontaktowych.

Trzeba też wybrać warianty rozwiązań właściwe dla danego obiektu. Pola do uzupełnienia są wyróżnione, a dokument zawiera wskazówki ułatwiające jego dostosowanie. Procedura nie zastępuje poleceń Policji, Państwowej Straży Pożarnej ani operatora numeru alarmowego – ocena, czy przesyłka jest niebezpieczna, należy do służb.

Procedura została opracowana według stanu prawnego na dzień 9 października 2026 r. Dokument wymaga aktualizacji, jeżeli wskazane w nim podstawy prawne ulegną zmianie lub pojawią się nowe regulacje. Dotyczy to w szczególności zmian Kodeksu pracy i ustawy o działaniach antyterrorystycznych, a także zaleceń MSWiA, Policji i Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego dotyczących postępowania z niebezpiecznymi przesyłkami. Za dostosowanie i aktualizację wdrożonej procedury odpowiada podmiot, który ją stosuje.

Dokument zawiera nasz znak firmowy w stopce i udostępniany jest na zasadzie licencji niewyłącznej, do korzystania wyłącznie przez kupującego.

Plik można pobrać maksymalnie 3 razy w ciągu 7 dni od daty zakupu.

Jeśli jesteście Państwo zainteresowani przygotowaniem procedury dopasowanej do Państwa obiektu, wyznaczeniem miejsc schronienia lub przeprowadzeniem szkolenia i ćwiczenia przez nasze biuro, zapraszamy do kontaktu – TUTAJ.

Więcej o procedurach postępowania przeczytać można w artykule na naszej stronie – TUTAJ.